Как совершенствовать бизнес-процессы в компании

Ранее мы уже рассказывали о том, почему в компании важно выстраивать бизнес-процессы, а также о том, как их совершенствование влияет на бизнес в целом.

Теперь мы остановимся на этапах, которые необходимо пройти для изменения и улучшения бизнес-процессов:

1. Определить задачу. На данном этапе необходимо выбрать конкретный бизнес-процесс, который подлежит совершенствованию. Обычно это процесс, который вызывает проблемы в компании.

2. Провести анализ. Важно оценить данный процесс и понять, что именно подлежит изменению, описать это и ответить на вопросы о целесообразности его совершенствования.

3. Провести редизайн. На данном этапе вносятся изменения в бизнес-процесс, меняется логика, блок-схема и описание процесса.

4. Привлечь необходимые ресурсы. На данном этапе важно обеспечить выполнение обновленного бизнес-процесса необходимыми ресурсами будь то новая штатная единица, средство автоматизации, новое оборудование и т.д.

5. Внедрить процесс. Когда у нас появилось всё необходимое для реализации обновленного бизнес-процесса, то нужно провести его внедрение. Уведомить всех участников процесса и отладить его.

6. Регулярно вносить изменения. На данном этапе важна оценка эффективности процесса и своевременные изменения, которые реагируют на изменяющиеся внешние и внутренние факторы.

В данном случае «совершенствование процессов ради совершенствования» не применимо, поэтому всегда важно иметь измеримый результат и проводить регулярную оценку. Системное улучшение бизнес-процессов возможно только на основе понятных бизнес показателей, большинство из которых уже есть в Business Scanner. Тем не менее, специфические параметры всегда можно описать и внедрить в рамках индивидуальной разработки для вашей компании.

Как понять, что бизнес-процессы в компании требуют улучшения?

Для того, чтобы составить план совершенствования бизнес-процессов в компании необходимо провести диагностику, ведь возможно улучшения вам и не требуются.

Перечислим основные маркеры назревших изменений в бизнес-процессах:

1. Растущая неудовлетворённость клиентов вашими товарами или услугами: ухудшается качество самих товаров/услуг или обслуживания.

2. Затянутые сроки выполнения задач некоторыми сотрудниками говорят о том, что требуется оптимизация.

3. Сотрудники жалуются на то, что алгоритм работы является непонятным или слишком сложным.

4. Регулярные проблемы с выполнением однотипных задач разными сотрудниками говорят о проблемах в бизнес-процессе.

5. Неспособность компании справляться с новыми объемами работы.

Как выбрать процесс, который необходимо улучшить?

Совершенно нормально если вы обнаружите, что в компании необходимо улучшать сразу несколько процессов. Так бывает, когда вы только начинаете заниматься оценкой деятельности организации или сталкиваетесь с сильно изменившимися условиями работы по ряду внешних и внутренних факторов.

Чтобы достичь результата, необходимо будет составить список процессов к изменению и расставить приоритеты. Стоит начать с тех процессов, которые принесут максимальный эффект бизнесу при минимальных затратах. Важно проработать процессы, которые приносят максимальные потери компании, например, снижают продуктивность производства, приводят к росту цен и так далее.

Проанализируйте список процессов, найдите в них возможные дублирующие действия и попытайтесь провести оптимизацию. Так же обратите внимание на те процессы, для модернизации или реализации которых необходимы значительные инвестиции. Возможно, эти процессы не так и нужны, а может быть они переоценены.

Например, вы решили внедрять CRM-систему и ищите подрядчика на её доработку, которая требует дополнительных затрат, а позже выясняется, что разработанными бизнес-процессами в компании никто не пользуется, они слишком сложны для регулярного внесения данных о клиентах и ваш персонал продолжает менять статусы в привычной табличке. При этом оказывается, что на рынке есть более дешевые CRM-системы с простым и понятным интерфейсом, которые действительно сократят время работы по занесению данных и при этом задача по автоматизации процесса будет решена.

Совершенствование бизнес-процессов или внедрение новых процессов должно быть согласовано с командой. Процессы должны быть эффективными, удобными и выполнимыми. Для реализации проекта по внедрению или изменению бизнес-процессов необходима команда, круг заинтересованных лиц.

Как минимум: менеджер проекта, ответственное лицо за процесс, пользователи, эксперт в области технологий. Также можно привлечь персонал, который будет вносить предложения, находить проблемы и ошибки, вносить конструктивную критику.

Создание и изменение бизнес-процессов – это регулярная командная работа с чётким распределением задач и ролей. Одни занимаются проектированием, другие тестированием, кто-то вносит изменения, кто-то управляет работой и следит за соблюдением сроков.

Внедрение и изменение бизнес-процессов – это достаточно сложный проект и требует временных, финансовых затрат. Намного быстрее и качественнее решить эту задачу с помощью профессионалов в данной области. Если вас это заинтересовало, то вы можете оставить заявку на нашем сайте, а также ознакомиться с тарифом Максимальный, в который включена данная опция.