Зачем совершенствовать бизнес-процессы?

Мы уже опубликовали ряд материалов, посвящённых теме бизнес-процессов, и поднимали вопрос о совершенствовании процессов в данной статье. Там мы кратко упомянули основные причины, которые сигнализируют о том, что процессы в компании необходимо менять. Сейчас мы бы хотели остановиться на этом подробнее и ответить на следующие вопросы:

• Зачем менять бизнес-процессы?
• Какие проблемы можно решить за счёт изменения бизнес-процессов?
• Как оценить эффективность изменения бизнес-процессов?

Основная цель, которая преследуется в проекте по изменению процессов в компании, это сокращение издержек и повышение прибыли. Она достигается за счёт оптимизации работы компании и повышения её эффективности. Разберём более подробно, каким образом:

1. Система показателей для оценки работы компании (KPI)

Существует минимум три вида компаний, которые имеют свой подход для оценки результативности.

Первые не имеют в принципе системы оценок, им выставляется общий план, который систематически не выполняется. При этом у руководителя создается впечатление, что сотрудники всегда чем-то заняты. В данном случае компании остро необходимо выстраивать бизнес-процессы, вносить изменения в уже существующие и внедрять прозрачную систему оценок.

Вторые имеют такое количество KPI, что иногда сложно проследить взаимосвязь того, как один показатель влияет на другой, и их выполнение кажется нелогичным и формальным. При этом сотрудники, чтобы получить зарплату и премию фокусируются на выполнении этих показателей, которые могут быть не связаны с увеличением продаж и прибыли. Так бывает в больших корпорациях со сложной организационной структурой, где разные подразделения могут спускать сверху KPI, отвечающий только их интересам. В итоге это создает хаос, путаницу и совершенно странные продажи, снижается удовлетворённость клиентов, а часть клиентов можно в итоге потерять. В данном случае требуется масштабный аудит и согласование работы именно среди высшего менеджмента компании. Это достижимо, например, при использовании прозрачной системы бизнес-аналитики, где можно увидеть связь показателей и понять, как одно действие влияет на другое. Такая система бизнес-аналитики позволит оперативно реагировать на проблемные ситуации и понимать, как работает компания в целом.

Третьи имеют прозрачную и логичную систему KPI, а также инструмент для отслеживания. Сотрудники понимают на каких показателях необходимо сосредоточиться, а какие будут достигнуты автоматически при закрытии ключевых вопросов. В данном случае компания работает на результат, процессы оптимизированы, мотивация понятна каждому сотруднику.

В любом случае компаниям, которые хотят быть успешными, необходима система показателей для оценки её результативности. Например, основные показатели уже есть в аналитическом сервисе Business Scanner. Кроме того, всегда можно дополнить отчёты показателями в рамках индивидуальной доработки сервиса.

Перечислим основные показатели для наглядности:

• Финансы - выполнение плана (план-факт), финансовые результаты деятельности (затраты, прибыль, рентабельность), оборотный капитал. Эти показатели есть в коробочной версии Business Scanner.
• Взаимоотношения с контрагентами – анализ дебиторской задолженности и финансовые потери, уровень лояльности клиентов (RFM-анализ), анализ по направлениям деятельности компании (продукты, услуги, разделение на офисы, регионы и т.д.). Данные показатели есть в коробочной версии Business Scanner.
• Номенклатура – АВС-анализ товаров и услуг, XYZ-анализ товаров и услуг, сегментация, распределение номенклатуры по регионам. Данные показатели также есть в коробочной версии Business Scanner.
• Внутренние бизнес-процессы – управление складскими запасами, уровень производительности труда, загруженность производственных линий, станков, оборудования и т.д. В коробочной версии Business Scanner есть готовый отчёт по складу, остальные показатели необходимо добавлять в индивидуальные отчёты.
• HR – затраты на повышение квалификации, оценка эффективности обучения, индекс удовлетворённости работников и другие показатели доступны в рамках индивидуального модуля HR. Подробнее

2. Эффективность работы компании

Проанализировав соответствующие показатели можно выяснить, что некоторые ресурсы компании используются неэффективно, поэтому разумно сократить издержки и повысить производительность труда. Как правило, грамотно реализованная автоматизация процессов компании ИТ-средствами может значительно повысить эффективность бизнеса. При этом, все процессы необходимо прописать, протестировать и отладить перед полноценным внедрением.

3. Прозрачная картина бизнеса

Мы разрабатывали Business Scanner, как аналитический инструмент для собственников бизнеса и высшего менеджмента. Потому что зачастую решения руководством принимаются интуитивно, а это весьма рискованно. Для того, чтобы принимать взвешенные и обоснованные решения в компании должна быть выстроена система управленческого учёта, которая бы смогла оперативно предоставлять данные в понятном и удобном формате. Именно эту задачу и решает Business Scanner, получая данные из 1С.

4. Прогнозирование результатов деятельности

Чем сложнее продукт и чем специфичнее сфера деятельности компании, тем сложнее можно прогнозировать результат. Мы, как ИТ компания, как раз относимся к такому роду деятельности – работаем с B2B по проектам, а это означает, что цикл сделки у нас «длинный», обусловленный выстраиванием взаимоотношений с ИТ отделом клиента (контактные лица, ЛПР могут меняться), бюджетированием, доступностью тех или иных технологий и так далее. Как итог, о проекте можно договариваться годами, а зарплату отделу продаж платить необходимо регулярно. Чем дольше длится сделка, тем ниже мотивация персонала, потому что свою премиальную часть многие не дожидаются.

В данном случае важно изменить процесс продаж – не сосредотачиваться на нескольких клиентах в проработке и ожидании результата, а иметь «воронку продаж», тогда в компании всегда будет список клиентов на разных стадиях продаж, которые будут приносить прогнозируемый результат.

Более того, иногда уместен пересмотр стратегии работы компании. Например, переход из проектной модели в сервисную, когда клиент платит за масштабный проект регулярно небольшие суммы, уже имеет рабочий вариант продукта и получает улучшенную версию в рамках подписки. Тогда в компании появляется прогнозируемый объём продаж и регулярные поступления денег, что мотивирует команду гораздо лучше, чем ожидание когда-нибудь «выстрелившего» проекта.

Конечно, переход от проектной модели к сервисной в начале пути приведет к падению выручки компании, так как объём продаж будет падать, тем не менее стратегически этот вариант более прибыльный и показывает рост примерно с 3 года работы по сервисной модели. Для того, чтобы снизить, стресс можно использовать оба подхода – сервисная модель на широкую аудиторию и проекты для решения сложных, индивидуальных задач.

5. Своевременные и эффективные управленческие решения

Когда владельцы бизнеса и управляющие имеют под рукой аналитический инструмент, который отражает ключевые показатели в оперативном режиме, то появляется возможность регулярно анализировать результаты деятельности компании, корректировать планы, принимать своевременные и правильные управленческие решения.

Достичь этого позволяет комплексная работа и внедрение Business Scanner. Оставляйте заявки на нашем сайте. Для владельцев бизнеса, которые ценят своё время и настроены решать стратегические задачи, мы предлагаем тариф Максимальный, где становимся вашим аналитическим отделом на аутсорсинге.

В следующем материале мы расскажем о том, как измерять эффективность, которая следует за изменением бизнес-процессов в компании.