Как руководителю понять, что его вводят в заблуждение

В сегодняшней статье рассмотрим 3 ситуации, когда сотрудники могут вводить в заблуждение собственника бизнеса, чтобы получить дополнительную выгоду за счёт средств компании.  

Часто руководители сосредотачиваются на управленческом учёте, особенно на финансовом, анализируя основные готовые показатели за период и не углубляются в их структуру. Если в компании есть недобросовестные сотрудники и они видят, что контроль за оперативной деятельностью отсутствует – они начинают наживаться на невнимательности владельца. 

Как сотрудники могут обманывать руководителя:  

1. Воруют деньги 

Один из способов получить выгоду от компании – получить деньги под предлогом закупки каких-либо товаров/услуг для компании. Наличные деньги не так интересуют мошенников, потому что в основном расчёты между контрагентами ведутся безналичными платежами, а платежи из кассы совершаются реже и меньшими суммами. 

В то же время даже небольшая компания с помощью безналичных платежей может оплачивать от 3-5 счетов в день. Если компания совершает от 10 платежей в день разным компаниям, никто не заметит ещё одного счёта на не очень внушительную сумму.  

Сотрудник, у которого есть знакомые, владеющие небольшой компанией, может договориться с ними о том, что переведёт деньги, а потом заберёт их с небольшой комиссией. 

Чтобы проверить, все ли платежи потрачены по назначению, сформируйте отчёт по расходам и смотрите каким фирмам уходят деньги. Если видите незнакомые компании, а сотрудники затрудняются ответить, на что потрачены деньги – возможно в компании произошло воровство. В идеале необходимо понимать на что расходовались деньги, кто ответственный и получили ли в итоге то, за что заплатили. 

Как это выглядит в Business Scanner:

Сформируйте «Отчёт о движении денежных средств», выберите юр. лицо, в данном примере ООО «Опт», тип платежей Безналичные и смотрите на список контрагентов, которым компания переводила деньги. Кликнув на название контрагента, вы увидите подробную статистику по расчётам. 

2. Самостоятельно реализуют товары компании 

Как реализуется схема: менеджер по продажам договаривается с клиентами, что сделает чуть более выгодную цену, но отгрузка будет проведена от другой компании. Нужный товар отгружается с минимальной наценкой в стороннюю компанию по договорённости, а уже оттуда клиенту. Клиент получает необходимый товар, недобросовестный сотрудник часть наценки компании, компания недополучает прибыль. 

Чтобы выявить подобную схему в своей компании, необходимо отслеживать уровень наценки у разных клиентов. У ключевых клиентов наценка меньше – это логично, а вот когда минимальную цену получает неизвестная вам компания – повод задуматься.

На примере выше в разделе Продажи сервиса бизнес-аналитики Business Scanner мы сформировали отчёт по Прибыли, выбрали организацию и тип товара. 

Просматривая данные по прибыли и наценке отдельных менеджеров можно заметить, что менеджер Алексеев отгружает товары индивидуальным предпринимателям с меньшей наценкой, чем крупнооптовым покупателям и сетям магазинов. При детализации также видно, что Покупатель №111 приобрёл товаров на не самую большую сумму, однако наценка у него крайне низкая. Стоит разобраться и выяснить, почему контрагент получил выгодную цену, не являясь основным клиентом компании. 

3. Предоставляют ложные отчёты 

Часто компании для мотивации менеджеров по продажам используют KPI, который может состоять из следующих показателей: сумма продаж, уровень дебиторской задолженности, продажи товаров определённых категорий. 

Сотрудники для получения премии или чтобы создать видимость работы могут предоставлять ложные отчёты о работе. 

Поэтому важно контролировать и проверять сходятся ли данные учётных систем с теми, что предоставляет сотрудник. 

Безусловно, важно доверять сотрудником и предоставлять свободу действий, чтобы они могли проявить себя, однако необходимый уровень контроля еще ни разу не вредил финансовому результату компании. 

Если вы хотите узнать, как ещё сервис бизнес-аналитики Business Scanner может облегчить работу руководителя и наладить процессы в компании – оставьте заявку на демонстрацию или напишите нам по адресу: sales@scanner.bz.