Как оценить эффективность изменения бизнес-процессов

Мы уже рассказали о том, зачем изменять бизнес-процессы, о том, как проводить аудит бизнес-процессов, но всегда важно оценить результаты подобных проектов. Эффективность бизнес-процессов – это наиболее значимый показатель для оценки успешности изменения данных процессов.

Измерить эффективность достаточно сложно, поскольку она часто неочевидна. Обычно для оценки эффективности учитываются доходы и расходы, которые были получены в результате изменения бизнес-процессов.

Расходами будут являться затраты, понесенные на реализацию проекта по аудиту, анализу, редизайну процессов, их автоматизацию и внедрение, а также обучение персонала. Важно учитывать затраты на внешние ресурсы – консалтинговые услуги и внедрение, а также внутренние ресурсы – время, потраченное сотрудниками компании на участие в проекте (ведь в это время они не занимались своими прямыми обязанностями, а проект, связанный с бизнес-процессами, обычно отнимает большой временной ресурс команды).

Затраты на проект посчитать легко, а определить доходы намного сложнее поскольку нужно учитывать множество различных факторов, таких как оптимизация затрат, увеличение скорости работы и повышение качества производимых товаров или оказываемых услуг. Эффективные бизнес-процессы позволяют вовремя обслуживать клиентов, дать возможность компании для масштабирования, сокращать затраты на выполнение тех или иных задач и так далее. При этом посчитать прямые доходы от процессного управления сложно. Более того, бывает, что не бизнес-процесс повлиял на перевыполнение плана продаж, а пара новых штатных единиц в отделе.

Прежде всего, важно понять, что процессное управление позволяет навести порядок в бизнесе, формализовать существующие в компании бизнес-процессы, а также провести их оценку по параметрам времени, стоимости и качества, которые и определяют эффективность.

Подводя итог можно сделать вывод, что экономическая эффективность управления бизнес-процессами определяется расчётом ROI (возврат инвестиций). При этом важно понимать, основное, что мы получим при внедрении процессного управления — это не столько прямое повышение прибыли, сколько сокращение расходов и повышение производительности компании. Поэтому стоит соотнести затраты (инвестиции) с сэкономленными средствами и результатом, который принесло повышение производительности.

Как правило, эффективность показывают процессы не только регламентированные, но и реализованные через средства автоматизации. Тогда процессы становятся прозрачными, управляемыми и приносящими результат, особенно если проводить их оценку средствами бизнес-аналитики.

Когда вы поняли, что процессы в компании формализованы, но не выполняются, бизнесу не хватает управляемости, стоит рассмотреть варианты внедрения автоматизации процессов. При оценке проекта по автоматизации процессов стоит отдать предпочтение решениям, которые позволяют контролировать бизнес и при этом быстро вносить изменения, если это потребуется при минимальных затратах. Поэтому дешевые BPM-системы не всегда выгодное решение, обычно дешевые системы отличаются ограниченным функционалом и подходят для небольших компаний, а изменение и доработка таких систем требует значительных финансовых вложений. Стоит найти оптимальную систему, доступную по сервисной модели, которая была бы гибкой, а расходная часть списывалась бы на операционную деятельность компании. Обычно сервисы имеют преимущества в виде низкой ежемесячной оплаты, включенных бесплатных обновлений, возможности отключиться в любой момент или внести доработки за минимальную почасовую оплату.

Стоит добавить, что по мнению исследователей из Gartner, самые значимые для пользователей процессы, которые автоматизируют компании — это бюджетирование, планирование и прогнозирование, операционная бизнес-аналитика, консолидация финансовой отчетности. Стратегическое планирование и прогнозирование прибыли востребованы в меньшей степени, потому что не все руководители понимают, какие возможности дают эти функции, как ими пользоваться, как внедрять их в ИТ-инфраструктуру предприятия.

При этом, наша компания как раз разработала сервис Business Scanner для решения этих задач. В сервисе видны не только операционные и финансовые показатели бизнеса, но и есть возможность прогнозирования, а также стратегического планирования через отчёты Анализ сценариев и План-факт. Более того, есть возможность создать прогнозы с точностью до 98% средствами предиктивной аналитики. Это может показаться сложным на первый взгляд, но мы стараемся сделать аналитику доступной, а также предлагаем консультационные услуги и создали тариф, в котором решим практически все вопросы за вас.

Для того, чтобы внедрить процессный подход в ваш бизнес, необходимо оставить заявку на нашем сайте, и мы подберём для вас оптимальное решение.