Бизнес-аналитика и Excel

Знакомый всем Excel даёт множество возможностей для бизнеса, особенно на первых этапах, когда возможности привлекать дополнительные сервисы нет. В этой статье разберёмся, с чем Excel поможет, а с чем не справится.

В небольшой компании, когда клиентов, менеджеров и продаж немного, собственник бизнеса или продавцы могут заносить в таблицы Excel данные о закупках/продажах/оплатах и таким образом вести многие бизнес-процессы: 

• Отслеживать доходы и расходы, 

• Вести учет движения денежных средств 

• Вести учёт продаж и товарных остатков 

• Рассчитывать рентабельность 

• Составлять график работы сотрудников 

• Создать несложную CRM для работы с клиентами 

Пример учёта продаж в Excel:

Если предприниматель владеет программой на продвинутом уровне, обладает аналитическими способностями и имеет время на настройку, Excel может стать бюджетным вариантом бизнес-аналитики: объединять данные нескольких листов и предоставлять отчёт, который он предварительно самостоятельно настроит.

Если вы не владеете Excel, в интернете есть множество шаблонов и статей на тему «Как вести управленческий учет бизнеса в Excel». Однако надо быть честными и не забывать о недостатках такого учёта, а именно: 

• Данные придётся вводить вручную, а значит тратить время 

• При вводе данных можно допустить ошибки 

• Чтобы настроить понятный вид отчётов, нужно также потратить время 

Согласитесь, у предпринимателей есть задачи важнее, чем заполнение таблиц? 

Поэтому как ни крути, Excel для большинства бизнесменов – возможность хранения данных, а в качестве аналитики подойдёт лишь небольшим компаниям с малым количеством операций. 

Если вы хотите снизить количество рутинных задач и получить данные в понятном виде - используйте готовые средства визуализации данных. 

Безусловно, это следующий уровень, который намного ближе к бизнес-аналитике, чем Excel, однако будьте внимательны при выборе: многие сервисы, предлагающие визуализацию, забывают об автоматизации. Значит, по сути, представляют тот же Excel, но с преднастроенными визуализированными отчётами. 

Такие сервисы выглядят красиво, но предлагают заносить данные самостоятельно, например, по банковским операциям или отгрузкам. 

Менеджерам придётся дублировать данные из банковской выписки, 1С и других источников. Если компания развивается, а количество операций постоянно растёт, есть большая вероятность: допустить ошибки, а может быть и вовсе пропустить операцию. 

Сервисы визуализации данных не исключают тот самый человеческий фактор, в результате которого появляются некорректные данные, а значит и неправильные результаты на выходе. 

Представьте, если человек несколько дней не вносил операции в сервис, а руководитель зашёл взглянуть на отчёт – он увидит неверные данные, примет неверное решение и построит неверную стратегию. 

Сервисы, предлагающие визуализацию, но использующие ручной ввод данных - это лучше, чем Excel, при этом здесь нет автоматизации, поэтому результаты могут быть некорректными. 

Существует ли возможность не дублировать/не выгружать данные каждый день дополнительно в систему учета, не тратить много времени и получать нужные для управления бизнесом данные? 

Да, если сервис бизнес-аналитики интегрируется с системами учёта, которые используются в организации. Например, с 1С, которую используют 90% компаний России и СНГ. 

Если количество операций внушительно – более 300 в месяц, если предприниматель хочет получать расширенную аналитику по клиентам, по номенклатуре, по продажам, а не только визуализацию - необходим автоматизированный сервис, который самостоятельно собирает и обрабатывает данные. 

В отличии от Excel и сервисов визуализации, автоматизированные сервисы бизнес-аналитики без участия сотрудников предоставляют важнейшие для руководителя виды отчётности: 

• Отчет о движении денежных средств, чтобы понимать сколько денег есть у компании, откуда они приходят и на каких счетах находятся? 

• Отчет о прибыли, который даёт ответ на вопрос - какую чистую прибыль компания заработала за период? 

• Отчет о рентабельности даёт руководителю понять, на сколько рентабельны продажи/проекты компании? 

• Отчет об остатках – какие товарные остатки есть у компании в количественном и денежном выражении? 

•  И другие отчёты.

Как понимаете, настроить подобный процесс в Excel практически нереально.

На изображении выше вы видите отчёт по продажам сервиса бизнес-аналитики Business Scanner, который создан для руководителей, желающих получать достоверные данные о бизнесе, не тратя много времени.

Сервис подходит для владельцев малых и средних компаний: сетей магазинов, салонов услуг, оптовых и производственных компаний. Доступен для использования на компьютере, планшете или мобильном телефоне с доступом в интернет.

Оставьте заявку на обратный звонок или запишитесь на бесплатную демонстрацию, чтобы лично оценить возможности Business Scanner для вашего бизнеса.